A gente sabe que não é fácil conciliar tudo, seja trabalho, família, amigos, alimentação saudável, prática de exercícios físicos. E, devido a correria do dia a dia, às vezes temos a impressão de que o dia deveria ter mais do que 24 horas. Por isso, precisamos adquirir uma gestão de tempo para poder organizar a nossa vida.
De acordo com uma pesquisa feita pela Internacional Stress Management Association Brasil, 60% dos brasileiros afirmam sofrer com a sobrecarga das tarefas no decorrer dos dias. A mesma instituição expôs que o Brasil é o segundo país mais estressado do mundo e uma das causas é justamente a escassez do tempo.
Se você quer fazer parte dos 40% que não se sentem sobrecarregados ou diminuir as estatísticas que indicam o alto grau de estresse, proveniente do atarefamento em excesso, continue lendo esse artigo. Para isso, tenha em mente que você terá que adotar e praticar a técnica da gestão de tempo na sua vida.
Acompanhe a leitura do artigo e fique por dentro da técnica de gestão de tempo.
Calendário com um espaço dedicado ao estabelecimento de metas do mês. | Foto: Unsplash.
O que é a gestão de tempo?
Você deve estar se perguntando, o que é gestão de tempo? Bom, Gestão de tempo é uma série de práticas usadas para ampliar de forma refinada a realização de tarefas, de modo que a produtividade e a eficiência permaneçam as mesmas.
O gerenciamento do tempo, portanto, corresponde a aplicação de um conjunto de processos e recursos que auxiliam a realização de atividades e projetos, dentro dos prazos delimitados e com resultados regulares e consistentes.
Por que é importante?
A gestão de tempo é um mecanismo essencial em todos os aspectos da vida. E, apesar dessa ser uma preocupação mais recorrente em relação à vida profissional, ela se aplica muito bem à rotina particular.
Quando você gerencia melhor o seu tempo, consequentemente, aumenta sua produtividade. No ambiente de trabalho, ainda, os ganhos decorrentes de uma melhor gestão de tempo podem ser sentidos nos resultados da empresa, nos objetivos alcançados e no clima corporativo mais leve.
Isso, por sua vez, permite a ascendência da sensação de bem-estar – o que contribui para uma aproximação plena da felicidade.
Como fazer uma gestão de tempo?
Saiba, a seguir, como fazer uma gestão de tempo:
1. Planejamento
Essa, com certeza, é a técnica mais importante quando o assunto é gestão de tempo. Isso porque, quando nos planejamos, as chances de aumentar a produtividade e alcançar os resultados esperados ampliam.
Por isso, é importante reunir todas as atividades que precisam ser feitas em um papel ou em uma planilha. É importante que você as organize de uma forma que fique fácil de visualizar e classificar. Para ajudar, use símbolos e cores.
Sendo assim, sempre que uma tarefa estiver cumprida, faça um check ou marque de verde, mas não se esqueça de fazer o mesmo com as que estão atrasadas e em espera.
2. Definição de Metas
As metas são essenciais para que a motivação não se esgote. Elas contribuem para a preservação do foco, e, quando atingidas, promovem a sensação de dever cumprido. Por isso, para uma melhor gestão de tempo, estabeleça algumas delas.
3. Prazos
Todos sabemos que é impossível viver em sociedade sem datas e horários para cumprir. Um equívoco bastante comum e que faz as pessoas perderem o foco, e, consequentemente, caírem no rendimento e terem sua gestão de tempo comprometida é estabelecer períodos de tempo insuficientes para o cumprimento de determinada atividade.
A primeira regra é, portanto, jamais subestimar o tempo de duração de uma tarefa. Portanto, é aconselhável cronometrar suas atividades mais ordinárias, para ter uma ideia de quanto irá demorar nas próximas ocasiões. Dessa forma, é possível se programar.
Para as que você nunca fez anteriormente, a alternativa é a prevenção. Baseia-se em compromissos similares que já tenham sido executados e isso te ajudará a estipular um prazo adequado.
Acima de tudo, é sempre importante fazer o estabelecimento do prazo com algum espaço para imprevistos, afinal podem aparecer problemas no caminho. Além disso, se você acabar antes do tempo previsto, você poderá iniciar a outra atividade o quanto antes. Dessa forma, você manipula o tempo, ao invés de se tornar vítima dele.
4. Agendamento
É importante sempre anotar os compromissos, afinal nem sempre a memória vai ser 100% confiável. Para isso, use uma agenda ou ferramentas como o Google Agenda. Essa versão on-line é excelente, pois você pode estabelecer alertas que o ajudarão a lembrar de suas tarefas.
5. Faça mais escolhas
É claro que muitas de suas atividades são afazeres que não podem ser ignorados, mas, certamente, você encontrará algumas dispensáveis.
Escolha as tarefas que não tem relação com as suas metas. Por fim, aprenda a dizer ‘’não’’ quando você está sobrecarregado demais ou não acha que a proposta acrescentará algo em seus objetivos, pois isso contribuirá para um aperfeiçoamento de sua gestão de tempo.
6. Priorize tarefas
O segredo para uma boa gestão de tempo é aprender a priorizar. Para isso, classifique as tarefas por ordem de importância e nível de urgência.
Comece pelas mais importantes e mais urgentes. Depois, passe para as mais importantes e menos urgentes e, em seguida, assuma as mais urgentes, mas nem tão importantes. Por fim, faça (ou não faça, depende de você) as nem tão importantes e nem tão urgentes.
7. Delegue tarefas
As tarefas que não são urgentes e nem importantes podem ser delegadas, mas não somente elas. Afinal, você pode atribuir as demais tarefas para outras pessoas.
Assim, peça ajuda a colegas, família, líderes e subordinados sempre que julgar necessário e veja sua gestão de tempo prosperar.
8. Evite a procrastinação
É aquele famoso ditado: “não deixe para amanhã o que você pode fazer hoje”. Por isso, fuja das distrações, como televisão, redes sociais, televisão, mensagens no celular e breaks fora de hora com os colegas de trabalho.
Uma boa maneira de se manter concentrado é criar recompensas para as tarefas cumpridas, pois isso te ajudará a evitar a dispersão, visto que você terá benefícios por se manter focado e contribuirá para uma melhor gestão de tempo.
9. Organize as pausas
As pausas durante a correria do dia a dia precisam ser estratégicas. Isso significa que, além daqueles necessários para se alongar e descansar, é preciso parar por alguns instantes para recuperar a criatividade e disposição.
Mantenha o foco e a concentração até o seu limite, mas não force demais. Quando sentir que está com algum bloqueio criativo ou estagnado em alguma tarefa, pare, beba água e caminhe, porque isso te auxiliará a clarear a mente e recuperar a energia gasta.
Portanto, esse é o caminho para uma gestão de tempo eficiente.
10. Evite as multitarefas
É claro que ter a capacidade de fazer várias tarefas não é algo ruim, pois desde que seja saudável, não há problema algum. Mas isso não pode se tornar um fardo e prejudicar sua gestão de tempo, portanto, se for o caso, evite abraçar compromissos que você sabe que o deixarão sobrecarregado em um nível estressante.
Como conciliar minha rotina com meus exercícios?
A prática de exercícios físicos, principalmente os de alguma modalidade aeróbica, tem função muito importante no nosso bem-estar, com consequências diretas na nossa rotina. Atividades físicas auxiliam na oxigenação do cérebro e melhoram o humor, a aparência, a concentração, o foco no trabalho e a capacidade cognitiva.
Mas, agora, eis a pergunta que vale 1 milhão de dólares: como conciliar minha rotina de trabalho com meus exercícios?
Primeiramente, trate o exercício como se ele fosse realmente um compromisso em sua agenda, afinal ele é super importante e gera reflexos em suas outras atividades. Ou seja, encare a prática de atividades físicas como uma tarefa inadiável e que deve ser cumprida precisamente. Faça chuva ou faça sol, não pule o compromisso que você tem com o seu corpo. E a gestão de tempo está aí para te auxiliar justamente nesse processo.
Em segundo lugar, opte, se possível, por praticar o exercício físico pela manhã, antes de sair para o trabalho. Afinal, quanto antes ficarmos livres desse compromisso, mais fácil será encarar o resto do dia. Além disso, as atividades físicas despertam o cérebro que será amplamente utilizado nos demais períodos do dia. Por fim, logo cedo, nossa mente, na maioria das vezes, está mais tranquila, de modo que é mais fácil permanecer focado no que estamos fazendo. Sendo assim, a probabilidade de aparecerem imprevistos e complicações tão cedo é menor.
Finalmente, vá aos poucos: Inicie seu programa de condicionamento físico treinando de duas a três vezes por semana, depois vá aumentando a frequência para o máximo de dias que você conseguir, mas sem pressa.
O ideal é de que os treinos tenham a duração de 40 a 50 minutos, mas, no começo, você pode destinar apenas 30 minutos à prática, até começar a sentir prazer ao realizá-la. Lembre-se de que diferente de outras atividades, é possível estipular com precisão o tempo que você demora para treinar, logo, a prática de exercícios físicos não prejudicam a sua gestão de tempo, muito pelo contrário, com o seu humor apurado, a tendência é que você seja mais produtivo no resto do dia.
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